大量に送られてくるメールにはどうしたらいいものか…チャットやWEB会議などいくらコミュニケーションツールが発達しても、昔からのEメールだけは多くの人がうまく管理出来ていません。

それこそ管理職ともなれば1日に受信する数は桁違いでしょう。このままでは疲弊するばかり。少なくとも毎日の処理件数よりも未読件数が増えているのであれば抜本的な対応が必要でしょう。

テクニックよりもメールとの付き合い方から見直そう。

どんなに効率的なフォルダー管理やルール分けを実践していたとしても、受信箱に届くすべてにきちんと対応していたらすぐに1日は終わってしまうでしょう。冗長な挨拶や不要なリマインド、安易にCC発信する人は大勢います。

これ以上メール対応にあなたの貴重な仕事の時間を奪われないでください。メール処理対応が仕事のすべてではありません。仕事の一部でしかないのです。

いまこそメールとの付き合い方を変えるべき。これは個々のテクニックの話ではありません。メールはあまりにも身近で使いやすかったため、その利用目的が増え過ぎてしまったのです。

そもそもメールは対面コミュニケーションを補足するツールである。

今では当たり前のようにメールに公的性が確立されてしまい、上司に承認を求める場合や仕事の依頼はメールで行います。

ですが、本質的にはメールというのは対面コミュニケーションを補足するツールです。メールの文章において、対面での会話以上のニュアンスを含ませようとすること自体無理があるのです。

さらにメールが我々の頭を悩ませる理由はその一方的すぎる性質です。メールは送信したらそれまでであり、返信するかどうかの判断を相手に任せています。メールを発信する人が何をするかは、こちらからコントロールすることは出来ないのです。我々が出来るのはメールの受信者としてどう振る舞うか、ということだけでしょう。

効率よく仕事を進めために機械的に割り切る。

もし返信が必要なメールを見落としたとしても、心配ありません。それが本当に大事な要件なら電話をしてくるなり、重ねてのメールを送信するなり重ねて確認連絡があるはずです。メールの連絡漏れは受信者の責任だけでは無いのです。

ある程度機械的に割り切る必要があります。

本当に緊急な要件ならば電話連絡があると心得る。

誰だって完ぺきではありませんし時間は限られています。

願わくばみんなが効率よく仕事を進められるようにメールの送受信を意識していきたいものです。