プロジェクトベースで仕事を進める会社においては、PMO[プロジェクトマネジメントオフィス]による定期的なプロジェクト共有会があり、第三者を含めてレビューが行われるもの。

限られた予算で決められた仕様の成果品を納めるためには、どうしたらよいのでしょうか。それには過去の教訓が役に立ちます。

今回の記事では、よくあるプロジェクトマネジメントの失敗をご紹介します。

01.
見積もりが甘い

プロジェクトレビューの場において、今まで過去何度”見積もりが甘い”と指摘されてきたことでしょうか。そしてなぜ見積もりが甘いと言われるのか、その主な理由は仕様変更でしょう。

変更に耐えうる見積もりを提示すること。

見積もりは予算であり理由があればコストがつけるのが当然です。プロジェクト計画時に、変更が見込めるのであれば見積もりに入れない理由はありません。顧客はは無償が好きですが、どんなに忙しくても無償で対応する作業レベルと仕様変更になる旨を説明して納得してもらう努力は不可欠です。

02.
コミュニケーションロス

作業に集中しているとコミュニケーションが怠りがちになるもの。電話による割込みや周りの話し声など自分の集中力を守るために、自分の世界だけで仕事をするタイプの社員もいます。

会議ルールの体制を明確化しましょう。最低限、週に1回は定例会を開催し、プロジェクトの課題と進捗を確認する場を設けるべきです。

ルールのあるコミュニケーション体制がオープンなコミュニケーションを促進するものです。もしかしたら隣の席の同僚が知っている豆知識が今のあなたの課題を解決するかもしれないのです。

03.
スコープの定義

スコープの重要性は何度繰り返しても足りないのかもしれません。一言でいうなれば、自分たちが行う仕事を明確化することです。

プロジェクトは変化するもの。状況や環境は常に同じではありません。また、将来いつ何が起こるか誰にも分かりません。

スコープ定義はプロジェクト開始時のみの作業ではないのです。目の前に取り組んでいる仕事のスコープから外れることは、たとえお客さんのために良かれと思っても手を付け出したらすぐには終わらないでしょう。プロジェクトの合間にやるべき仕事はプロジェクト中にやるものではありません。

大事なのはコンティンジェンシープランを用意すること。想定外のリスクを数え始めたらキリがありません。適切なコンティンジェンシープランを策定し、発動する基準を明確にすることがプロジェクトの成果を守ってくれます。

私たちはよりよく働いていける

いくら研修を受けていても自己流でのプロジェクトマネジメントを続けていてはいつか大きな失敗に繋がります。そして失敗を防ぐ方法の1つは先人たちの教訓を活かすこと。

私たちはよりよく働いていけるのです。

体裁が整えられたプロジェクト報告資料以外に目を通す以外も、過去プロジェクトのロールプレイをしてみるといつもとは違った視点で物事が見えてきます。そうすれば広い視野を持ったプロジェクトマネージャーとして成果を出していけることでしょう。